Toplantı Yönetiminde ‘KAMÇI’ Metodu

Doç. Dr. İ. Efe EFEOĞLU

Geçen haftaki yazımızda çalışanlar tarafından toplantıların nasıl algılandığına değinmiş, toplantılara yönelik çalışmalardan örnekler vermiş ve çalışanların genelde toplantıları iş hayatında verimliliği öldüren bir numaralı neden olarak gördüğünden bahsetmiştik. Düşünülenin aksine, toplantı yönetimi başlığı altında bir araya getirebileceğimiz birtakım stratejilerle toplantıları etkin, verimli ve keyifli bir hale getirmek mümkün. Ancak her şeyden önce dikkate alınması gereken husus gerçekten bir toplantı yapılmasına gerek olup olmadığı hususudur. Aslında birçok toplantının yapılmasına gerek yoktur ya da birçok toplantıya katılması gerekenden çok daha fazla kişi katılır. Çoğu zaman bir toplantı ile ulaşılması planlanan amaçlara farklı yollardan toplantı yapmaksızın da ulaşılabilir. Örneğin birçok konu, toplantı yapmadan telefon ile görüşme yoluyla, elektronik posta ile veya telekonferans aracılığıyla ele alınabilir. Eğer gerçekten bir toplantı yapılması zorunluluk halini almışsa, bu aşamada birkaç önemli hususu göz önünde bulundurmakta fayda var. Uygulamada toplantılara yönelik farklı yöntemler kullanılsa da başarılı bir toplantı temelde üç faktöre bağlıdır: Toplantı öncesi yapılan hazırlığa, toplantı sürecinin idaresine ve toplantı sonrası toplantıda ele alınan konuların takibine. Esasen bir koçluk aracı olan ‘KAMÇI’ yöntemi, söz konusu üç faktöre doğrudan temas etmesiyle son dönemde toplantılar için önerilen ve başvurulan önemli yöntemlerden birisi haline gelmiştir. Bir akronim olarak ‘KAMÇI’, toplantı ile ilgili göz önünde bulundurulması gereken birtakım kavramlara vurgu yapar. ‘KAMÇI’nın ilk harfi olan ‘K’ harfi, ‘Konu’ için kullanılır. Verimli geçmesi düşünülen bir toplantıda, ele alınacak konu ya da konuların açık bir şekilde ifade edilmesi esastır. ‘A’ harfi ise ‘Amaç’ ya da amaçlara işaret eder. Toplantıyı planlamadan önce toplantı sonucu ulaşılması planlanan amaçları hem kendiniz için hem de toplantıya katılacak grup için ortaya koymak, netleştirmek son derece yararlı olacaktır. Bu süreçte kendimize bazı sorular sorabiliriz: Bu toplantıyı neden düzenliyorum? Toplantı sonucu neyi başarmak ya da elde etmek istiyorum? Ne tür bir bilgi paylaşılacak ya da ne ile ilgili bir karar çıkacak? Kimler katılacak? Vb.

‘M’ harfi ‘Mevcut Durum’un ele alınmasıyla ilgilidir. Bu aşamada içinde bulunulan durum, karşılaşılan sorunlar ifade edilir, tanımlanır. Bu aşamada şu sorular gündeme gelir: Şu an durum nedir? Kimler bu konunun taraflarıdır? Gelecekte olması muhtemel durum nedir? Vb. ‘Ç’ harfi toplantıya gündem oluşturan sorun/lara ‘Çare’ ya da çareler bulunmasına gönderme yapar. Toplantı gündemine yönelik yeni fikirler üretilir ve amaca yönelik adımlar atılır. Bu aşamada yaratıcı düşünmeyi teşvik etmek ve kolaylaştırmak için açık uçlu sorular sorulur: Bu konuyu nasıl çözümleyebiliriz? Bu konu ile ilgili henüz göz önünde bulundurmadığımız neler var? Vb.

‘I’ harfi ise, ‘İlan Etme’ için kullanılır. İlan etme, toplantıda ele alınan konunun ve/ya kararların, varsa soruna yönelik üzerinde anlaşmaya varılan seçeneğin geleceğe yönelik takibi ile ilgilidir. 

Tüm bu söylenenlerin yanı sıra toplantı öncesi toplantı süresinin kesin olarak belirlenmesi, toplantıya zamanında başlanılması ve toplantının zamanında bitirilmesi, toplantı süresince mümkün olduğunca teknolojinin (telefon vb.) toplantı ortamından uzak tutulması, toplantıya alınmaması ya da uçuş moduna alınması, toplantıya tüm katılımcıların hazırlıklı gelmesinin sağlanması gibi hususlar da toplantının etkinliğine ve verimliliğine katkı sağlayacaktır. Ancak unutulmamalıdır ki iyi ve başarılı toplantılar tesadüfen yapılmaz, hepsi iyi bir planlamanın eseridir.

Toplantılar sizin için ne ifade ediyor?

Doç. Dr. İ. Efe EFEOĞLU

Kariyerimin önemli bir kısmı ilaç, sağlık, perakende ve finans gibi dinamikleri birbirinden oldukça farklı sektörlerde, ölçekleri, kültürleri, iş yapış şekilleri birbirinden çok farklı işletmelerde geçti. Her birinde farklı çalışma arkadaşlarım oldu, farklı kişilikte yöneticiler altında çalıştım, farklı kişilikte insanları yönettim. Şu an ise öğretim üyesi olarak devam ettiğim kariyerimde ikinci üniversitemde çalışıyorum. Sorarsanız tüm bu sektörlerle ilgili iyi ya da kötü mutlaka söyleyecek bir çift lafım olur. Bazen sohbet ortamlarında bana farklı sektörlerdeki iş ortamları arasındaki farklılıklara yönelik birkaç soru gelir. Bu sorulara onlarca cevap vermek mümkün… Ancak geçtiğimiz günlerde konuşmacı olarak katıldığım bir seminerde katılımcılardan birisi alışılagelmişin dışında pek de karşılaşmadığım bir soru ile geldi. Soru özetle şu şekildeydi: Bu kadar farklı iş ortamlarında bulunmuş birisi olarak bu farklılıklar içerisinde hepsinde ortak gördüğünüz bir benzerlik/ler var mı? Aslında biraz düşünme imkânım olsa mutlaka bu soruya olumlu-olumsuz ortak yönlere dair onca cevap verebilirdim. Fakat cevap hiç düşünmeden ve bir defada çıktı ağzımdan: Verimsiz toplantılar… 

O günden bugüne aklıma takılan bu cevap bu haftanın yazı konusu oldu. Muhtemelen geçmişten bugüne ve hâlihazırda katıldığım yüzlerce toplantının neredeyse yüzde 90’ında o toplantı ile ilgili aklımdan geçirdiğim ve hissettiğim duygu ve düşüncelerin bilinçaltımda yarattığı etkinin dışavurumuydu o cevap. Toplantılarla ilgili olumsuz bakış açımı yansıtıyordu. Gerçekten de bugünün iş hayatının bir gereği olarak çeşitli konularda ve amaçlarda yapılan toplantılar, işte geçirdiğimiz vaktin önemli bir kısmını alıyor. Birçoğumuz için küçük veya büyük toplantısız bir gün geçirmek neredeyse imkânsız. Ancak bu toplantıların önemli bir bölümünde ya akıllı telefonlarımızla oynuyor ya önümüzdeki kâğıda bir şeyler karalıyor ya da kendimizi başka şeyler düşünürken buluyoruz. Bazen kendi kendimize, “Burada ne işim var?” diye sorduğumuz zamanların sayısı da azımsanmayacak kadar çok. Özetle, birçoğumuz için iş ortamında yapılan toplantılar sıkıcı, zaman kaybı ve verimsiz. Toplantılarla ilgili iş dünyasına yönelik yapılan araştırmalar da ortaya koydukları sonuçlar bakımından bu görüşü destekler nitelikte. Bu bakımdan konu, işletmeler için daha hassas ve göz önünde bulundurulması gereken önemli bir hâl alıyor.

Çünkü bu araştırmaların birçoğu toplantıları, iş hayatında üretkenliği ve verimliliği engelleyen, hatta öldüren bir numaralı neden olarak gösteriyor. İnanmakta güçlük çekenler için bazı araştırma sonuçlarını paylaşayım: Sıradan bir orta kademe yöneticisi ayda yaklaşık 60 toplantıya katılıyor, yaklaşık olarak toplantıların yarıdan fazlası çalışanlar tarafından boşa zaman kaybı olarak değerlendiriliyor, toplantıya katılanların yüzde 39’u toplantı sırasında uyukladıklarını söylüyor. Daha çarpıcı bir araştırma sonucu ise ABD’den. Bu araştırmaya göre, gereksiz ve verimsiz toplantıların neden olduğu mali kayıp her yıl ABD’de 37 milyar dolar civarında. Kanaatime göre benzer bir araştırma Türkiye’de yapılsaydı, çıkan sonuç hepimiz için çok daha şok edici olabilirdi; işler iyi gitsin diye yapılan toplantıların vahim sonuçları…

Bununla birlikte toplantıları birtakım stratejilerle düşünülenin aksine çalışanlar için yaptıkları işte kendilerini motive olmuş hissedecekleri, verimli ve etkili bir duruma dönüştürmek mümkün. Toplantı yönetimi başlığı altında ele alınabilecek bu stratejiler, zamanın hiçbir dönemde olmadığı kadar değerli ve önemli olduğu günümüzde her yönetici tarafından bilinmesi ve uygulanması gereken stratejiler olarak görülmeli. Bu stratejilerin neler olduğunu gelecek yazımızda ele alıyor olacağız.

Toksik İş Ortamları

Doç.Dr.İ.Efe EFEOĞLU

Mikroorganizmalar birtakım zehirli maddeler salgılar. Bu zehirli maddeler toksin olarak adlandırılır. Son derece zararlı etkilere sahip olan toksinler insanoğlu için büyük bir tehlike demektir. Toksinler zaman içerisinde vücudu aşırı duyarlı kılarak insanın sağlığını bozar. Toksin, ‘zehir’ anlamına gelirken; bu isimden türemiş olan toksik, ‘zehirli’ ile eşanlamlıdır. Günlük yaşantımızda onlarca toksik maddeye maruz kalırız ve çoğu zaman bu durumun farkına bile varmayız. Sonuçta bu durum bizi, sağlığımızı olumsuz olarak etkileyebilecek ve tedavisi zor çeşitli hastalıkların eşiğine getirir. 

Benzer şekilde zamanımızın büyük bir kısmını geçirdiğimiz iş ortamları da toksik, yani zehirli olabilir ve o ortamda çalışan herkesi etkileyebilir. Bir iş ortamı düşünün; yöneticinin sıklıkla egosunu tatminine yönelik davranışlar sergilediği, aşağılama ve yıkıcı eleştirinin sıkça görüldüğü, çalışanların yöneticileriyle sadece konuşmak zorunda kaldıkları zaman konuştuğu, tüm birim ve çalışanların neredeyse birbirleriyle savaş halinde olduğu, yönetimin çalışanların neleri doğru yaptığından çok neleri yanlış yaptığına odaklandığı, herkesin birbirinin açığını aradığı, çalışanlar arasında dedikodunun, suçlamanın, sırtından hançerlemenin yaygın olduğu, güven ortamının kaybolduğu, çalışanlar için işin para kazanmaktan başka bir anlam taşımadığı, anlaşmazlıkların kişiselleştirildiği, çalışanlar arasında yardımlaşmanın olmadığı, işletme tarafından kişisel konulara veya aile konularına yeteri kadar hassasiyetin gösterilmediği, anlamsız yere uzun çalışma saatlerinin artık bir yaşam şekli olduğu… Bu örnekler ve nicesi yıllar içerisinde eğitim verdiğim farklı sektörlerden ve farklı ölçekteki yüzlerce işletme çalışanı tarafından sıkça dile getirilen ortak şikâyetlerdir. Söz konusu iş hayatı olunca, zaman zaman tatsız, keyifsiz, dayanılmaz, psikolojimizi etkileyen ve bize acı veren birtakım olayların yaşanması normal karşılanabilir. Ancak bu durum bazen o kadar yoğun ve uzun süreli gerçekleşir ki örgüt içindeki koşullar üzerinde kalıcı hasarlara neden olur ve ortam bozulmaya başlar. Diğer bir deyişle ortam toksikleşir ve toksik bir örgüt kültürü ortaya çıkar. Toksik örgüt, zehirli, kendi içinde bir birliği olmayan, yıkıcı, sömürücü, işlevsiz ve kötü davranışları içeren ve bu davranışların kolayca yayılabildiği bir örgüt olarak tanımlanmaktadır. Böyle bir örgüt içinde çalışanlar işbirliğinden uzaklaşarak kendi çıkarları doğrultusunda eylemde bulunmaya başlar, doyuma ulaşamaz ve işletme içinde stresin yoğun olarak hüküm sürdüğü bir atmosfer oluşur. Böyle bir ortamda uzun süre kalınırsa, kişi o ortamdaki anormal davranışları normal olarak görmeye ve hatta esas sorunun kendisinde olduğunu düşünmeye başlar. Her gün toksik tutum ve davranışlarla çevrelenmiş bir iş ortamında çalışmak, zaman içerisinde kişinin kendi özsaygısını ve onurunu derinden etkiler ve kişinin bulunduğu ortamı, hayatını sorgulamasına neden olur. Bu kadar olumsuzluğun mevcut olduğu bir ortamda kişi gerçekte kim olduğu ile ilgili karmaşık duygular yaşar. Nihayetinde bu ruh hali özelde çalışanın performansına, genelde ise örgütün verimliliğine olumsuz yönde etki eder. 

Toksik örgütler genellikle bir toksik liderlik sonucu ortaya çıkmaktadır. İyi ya da kötü üst kademe yönetimin ya da bir örgütteki liderin sahip olduğu değerler ve inanışlar, başında bulundukları işletmelerin kültürünü doğrudan etkiler. Toksik iş ortamının işletmeler için neden olabileceği sorunlar herkes tarafından bilinmekle beraber, genellikle adı konulması zor bir kavram olduğu için üstesinden gelinmesi de zor ve çaba isteyen bir süreci gerektirir. Örgütler toksik kültür oluşumunu engellemek için önlemler almaya çalışsalar da toksisitenin, örgüt içerisinde hızla yayılmasına pek de engel olabildikleri söylenemez.

Dördüncü Sanayi Devriminin Eşiğinde

Doç.Dr.İ.Efe EFEOĞLU

Yakın geçmişe kadar “sanayi devrimi” çoğumuz için yaklaşık 250 yıl önce meydana gelmiş toplumsal ve ekonomik anlamda köklü değişiklikleri ifade eden bir kavramdan öte bir anlam ifade etmiyordu. Fakat bugün çok farklı bir noktada ve anlamda sanayi devrimi terimi sıkça kullanılmaya başlandı. Kimi bilimadamı yeni bir sanayi devriminin tam ortasında olduğumuzu öne sürerken diğer bir grup yeni bir sanayi devriminin henüz eşiğinde olduğumuzu dile getiriyor. Her iki grubun da öne sürdükleri öngörünün ortak noktası yeni bir sanayi devrimi ile karşı karşıya olduğumuz. Bu yeni sanayi devrimi, tüm dünyadaki mevcut sistemi yeniden düzenliyor ve insanoğluna sınırsız fırsatlar sunuyor. Sorun şu ki insanoğlu bu devrimin getirdiği değişime ve fırsatlara ne kadar hazır? Bu değişim ile nasıl başa çıkacak? Bu değişime nasıl uyum sağlayacak? 

Tarihsel süreçte sanayi odağında insanoğlu  bugüne kadar, ardından büyük bir gelişim ve değişim getiren 3 temel  devrim yaşadı. 1784’te üretimi makineleştirmek için su ve buhar gücünün kullanılmasıyla birinci sanayi devrimi gerçekleşti. Birinci sanayi devrimi ile kas gücünün yerini makineler aldı. Bundan yaklaşık yüz yıl sonra 1870lerden itibaren içten patlamalı motorlar, uçak ve hareketli resim gibi bir dizi icadın sürüklediği ikinci sanayi devrimi yaşandı. Bu devrimin merkezinde elektrik yer aldı. Elektrik gücünün üretimde kullanılmasıyla sanayide kitle üretimi gerçekleşmeye başladı. Üçüncü sanayi devrimi ise 1960ların sonlarından itibaren dijital teknolojideki gelişmeler, kişisel bilgisayarların ortaya çıkması ve internetteki gelişmelere bağlı olarak gerçekleşti. Üçüncü sanayi devrimi ile birlikte elektronik alanında ve bilgi teknolojilerinde  ortaya konan yeniliklerin de etkisiyle üretimde otomasyona geçildi. Bugün ise insanoğlu gerek ölçeği, gerek kapsamı ve gerek karmaşıklığı ile hiç deneyimlemediği türden, tüm yaşantısını değiştirecek teknolojik bir devrimin eşiğinde. Dijital devrim olarak da nitelendirebileceğimiz ve üçüncü sanayi devrimi üzerine inşa edilen dördüncü sanayi devriminin temelleri geçen yüzyılın ortalarında atıldı. Yakın geçmişe kadar birbirinden tamamen bağımsız olan fiziksel dünya, dijital dünya ve biyolojik dünya arasındaki sınırların ortadan kalkması bugün yeni bir dönem olarak değerlendirilebilir. Bu üç dünyada meydana gelen değişim ve birbirleri ile etkileşim dördüncü sanayi devriminin ruhunu oluşturuyor. Yeni devrim, kendinden kontrollü araçlar, akıllı robotlar, genetik kodlama, daha hafif fakat daha dayanıklı cisimler ve üç boyutlu yazıcıların kullanıldığı üretim süreçleri gibi alanlarda meydana gelen yeniliklerle şekilleniyor. Ancak yeni devrim bugün insanlara birçok fırsat sunmakla, iş yapış şeklini değiştirmekle birlikte ciddi tehditler de gündeme getiriyor. Dördüncü sanayi devriminin neden olduğu gelişmeler birçok sektörü kökünden etkilemeye başladı bile. Görünen o ki akıllı makineler yakın gelecekte muhasebecilerden satış elemanlarına kadar birçok kişinin işini elinden alacak. Bir tahmine göre ABD’deki mesleklerin %47’si otomasyona karşı yok olma tehlikesi ile karşı karşıya. Yine birçok bilim insanının üzerinde hem fikir olduğu popüler bir başka bir tahmine göre ise bugün ilköğretime başlayan çocukların %65’i iş hayatına atılma çağına geldiklerinde henüz bugün mevcut olmayan, yapılmayan mesleklerle uğraşacaklar. Baş döndürücü bir hızla yaşanmaya başlanan değişim, istisnasız tüm disiplinleri, sektörleri, ekonomileri önemli ölçüde etkiliyor.  Böyle bir ortamda bize düşen temelde değişime uyum sağlamaya yönelik kabiliyetler geliştirmek. Ünlü yönetim gurusu Peter Drucker bir keresinde geleceği tahmin etmenin en iyi yolunun onu yaratmak olduğunu söylemiş. Bugün ise insanoğlu öngöremediği bir geleceğin gölgesinde çaresizce evrimleşiyor. 

Dinleyebilmenin Büyüsü

Doç.Dr.İ.Efe Efeoğlu

Yaşamda bir insana bağlanmanın, bir insanın ruhuna dokunabilmenin en basit ve en güçlü yolu onu dinlemektir. Belki de özellikle günümüz koşullarında birbirimize verebileceğimiz en önemli ve en değerli şey dikkatimiz, bu dikkatin en basit gösterilme şekli ise karşımızdaki kişiyi dinlemektir. Sadece dinlemek… Karşımızda bizi gerçekten dinleyen birisini bulduğumuzda, özellikle bize kendimizi iyi hissettirmesi nedeniyle farkında olmadan o kişiye doğru yönelir ve o kişinin etkisi altına gireriz. Gerçek anlamda iyi bir dinleyiciye, sürekli konuşanlara oranla insanlar daha fazla inanır. İyi bir dinleyici daha çok öğrenir ve daha fazla doğru şeyler yapar. İşin aslı dinleme becerisi hem sosyal hayatta hem de iş hayatında bizi diğerlerinden farklılaştıran önemli bir özelliktir. Çünkü birçoğumuzun yoksun olduğu bu beceri aynı zamanda sağlıklı ve etkili bir iletişimin de esasını oluşturur. İyi iletişim kurabilmek, bir taraftan insanları daha iyi anlamaya çatışmaları çözmeye yardımcı olurken, diğer taraftan ilişkileri güçlendirir. Etkin dinleme olmadan bu söylenenlerin gerçekleşmesi günlük yaşamda ciddi aksaklıklara neden olur. Çoğu insan iletişimin konuşmak olduğunu düşünür. Karşımızdakinin sözünü keseriz, ona tavsiyelerde bulunuruz, onu eleştiririz vb. Ancak göz ardı ettiğimiz önemli bir nokta, iyi ve sağlıklı bir iletişimin, ancak iyi bir dinlemeyle olabileceği hususudur. İşin doğrusu, iki kulağımız ve bir ağzımız olduğu gerçeğinden hareketle dinlemenin iletişimde birçok beceriden daha önemli bir beceri olduğunu iddia etmek pek de yanlış olmayacaktır.

Çoğu zaman işitme ve dinlemeyi birbirleriyle eşanlamlı olarak kullanırız. Ancak ikisi birbirinden çok farklı iki kavramdır. İşitmek bizim kontrolümüz dışında, istem dışı gerçekleşen bir faaliyettir. Sesin yaklaşık olarak saatte bin 238 kilometre hızla hareket ettiğini düşünürsek ki bu hız bir Boeing 747’nin hızından yüzde 33 daha yüksek bir hızı ifade eder, bazı kelimelerin kulağımıza çarpmasına mani olmanın pek de mümkün olmadığına şaşırmamak gerekir. Ancak dinlemek işitmekten farklı olarak bilinçli bir dikkati gerektirir. Dinlemenin temelinde odaklanma yatar. Dinleme sadece anlatılana değil, aynı zamanda anlatım şekline, dilin ve ses tonunun nasıl kullanıldığına, karşıdaki kişinin beden dilini nasıl kullandığına dikkat kesilmektir. Diğer bir ifadeyle sözlü ve sözsüz mesajların farkında olmakla ilgilidir. Etkin bir şekilde dinleyebilme becerimiz bu mesajları nasıl algıladığımıza ve anladığımıza bağlıdır. Gün içinde örneğine sıkça rastlayabileceğimiz bir davranışı ele alalım: Siz karşınızdakine bir şeyler anlatıyorsunuz; fakat karşınızdaki dikkatini size vermiyor. Kendinizi nasıl hissedersiniz? Kızgın, gergin, aşağılanmış? Bu tür duygular insanlar ile aramıza duvarlar örülmesine yol açar. Bu tür olumsuz duygu durumlarının önüne geçmede dinleme becerisi önemli bir rol oynar. Etkili dinlemenin önemine vakıf birisi dinleme faaliyetini gerçekleştirirken nasıl davranır? Karşımızdaki kişiye kendisini önemsediğimizi nasıl hissettirebiliriz? Bunun yolu sözlü olarak vereceğimiz tepkiler kadar sözsüz olarak vereceğimiz tepkilerden de geçiyor. Yapılan çalışmalar ışığında kurduğumuz iletişimin yüzde 85’ini sözsüz bir şekilde beden dilimiz ile gerçekleştirdiğimizi göz önünde bulundurursak, karşımızdaki kişiyi etkin bir şekilde dinlerken de beden dilimizi kullanmanın önemli bir araç olduğunu söyleyebiliriz. Göz teması kurmak, bedenimizi karşımızdaki kişinin istikametinde tutmak, çeşitli baş hareketleri ile karşımızdakini takip ettiğimizi ona hissettirmek gibi fiziksel hareketler etkin dinlemenin var olduğunu gösteren örneklerden. Bunun yanı sıra sadece fiziksel olarak o ortamda bulunmak tek başına yeterli olmuyor. Aynı zamanda psikolojik olarak da o ortamda bulunmak gerekir. Eğer aklımız ve gönlümüz o an için konuşmanın geçtiği ortamda değilse, karşımızdakini kalben de dinlemiyorsak, büyük olasılıkla konuşmacı bunu anlayacaktır. O nedenle değer verdiğimiz insanlarla önem verdiğimiz konuları konuşurken psikolojik olarak o insanı dinlemeye veya o konuyu ele almaya hazır değilsek, en doğru seçenek o görüşmeyi ertelemek olacaktır.

Karşımızdaki kişiyi etkin olarak dinlediğimizi göstermek amacıyla sözlü birtakım ifadeler kullanmak da amaca ulaşmamıza katkı sağlayacaktır; karşımızdaki kişiyi konuşmayı sürdürmesi hususunda cesaretlendirecek birkaç kelime, doğru zamanda sessiz kalma, açık uçlu sorular sorma, “Anlıyorum, öyle mi? Lütfen devam et” gibi ifadeler bu anlamda önemli bir rol üstlenir. 

Dinleme becerisi çalışanlar ve yöneticiler arasında etkili bir iş ilişkisi kurmada da önemli bir faktördür. İş dünyasından birçok başarılı liderle yapılan röportajlar ele alındığında birçoğunun, başarılarının merkezine etkin dinleme becerisini yerleştirdiğini görebilirsiniz. Bu şekilde çalışanların motivasyonu artar, anlaşmazlıklar daha yapıcı bir şekilde çözülür ve iş ortamında bir güven algısı oluşur. Etkin dinleme, sadece iş hayatında değil, özel ve sosyal hayatta da sağlıklı ilişkiler kurabilmek açısından önemli bir beceridir. O nedenle her birimiz öncelikle birbirimizi dinlemeye çalışmalıyız, bunun için çaba göstermeliyiz. Eşimizi, annemizi, babamızı, çocuklarımızı, arkadaşlarımızı, yöneticilerimizi, çalışanlarımızı, müşterilerimizi kısaca bizi seven ve sevmeyen herkesi dinlemeliyiz. Göreceksiniz ki dinlemeyi becerebilmek çok sayıda küçük mucizeler yaratacaktır, bazıları içinse bu mucizeler büyük ve anlamlı olacaktır.

Çalışanlar Arasında Arkadaşlık İlişkilerinin Önemi

Doç.Dr.İ.Efe Efeoğlu

Söz konusu mesai kavramı olduğunda çoğumuzun ilk aklına gelen, günde 8 saatten haftada 40 saatlik bir çalışma süresine sahip olduğumuzdur. Kamu çalışanları için bu hesap genellikle doğru olmakla birlikte konu özel sektör çalışanları açısından ele alındığında gerçek durum aslında bırakın 40 saati, zamanımızın, hatta yaşamımızın büyük bir kısmını iş ortamında geçirdiğimizdir. Durum böyle olunca,haliyle iş ortamını birlikte paylaştığımız iş arkadaşları ailemizden, yakın çevremizden çok daha fazla zamanı birlikte geçirdiğimiz kişiler olarak hayatımızda önemli bir unsur haline geliyor. Geçmişte büyüklerimizden duyduklarımıza, çeşitli yayınlarda okuduklarımıza bakılırsa iş ortamı “dost” elde etmenin en temel kaynaklarından birisiydi. Şirketler çalışanları için tüm aile üyelerinin de katılacağı çeşitli etkinlikler düzenler, insanlar iş arkadaşları ile birlikte ailece daha sık tatile çıkar, çalışanlar ailece çok daha fazla bir araya gelir, daha sık görüşürlerdi. Bugün ise çoğu kişi için durumun değiştiği açıklıkla söylenebilir. Bugünün rekabetçi ortamında iş hayatı hem daha zor hem de daha hareketli bir hâl aldı. Çalışanlardan beklenen aralarında daha güçlü, daha samimi ilişkiler kurmaktan ziyade daha verimli olmaları. İş ortamında, çalışanlar olarak üretkenliği  ve örgütsel performansı arttırmak adına çok daha fazla bir araya geliyoruz, fakat buna karşın iş ortamında arkadaşlarımızla çok daha az anlamlı ilişkilere sahibiz. Bu noktada lütfen bir çalışan olarak etrafınıza bakın; kaç tane “yakın” olarak tarif edebileceğiniz, güvenebileceğiniz bir iş arkadaşına sahipsiniz? İşin endişe verici tarafı bu sayı gün geçtikçe daha da azalıyor. Özetle her geçen gün artan bir oranda gittikçe yalnızlaşıyor, çok daha fazla tek başımıza çalışıyoruz.

Yaşamımızın büyük bir kısmını geçirdiğimiz iş ortamında birlikte çalıştığımız insanlarla kurduğumuz arkadaşlıkların yaşamımız, özellikle iş yaşamımız, hatta mutluluğumuz üzerindeki etkisini kesinlikle küçümsememek gerekir. Bu konu üzerine yapılmış onlarca çalışma sonuç olarak iş yeri arkadaşlığının önemini gözler önüne sermektedir. Örneğin, çalışanların, iş arkadaşları ile kurdukları sağlıklı iletişim ve aralarındaki samimiyet çalıştıkları kurumlara duydukları bağlılığı arttıran faktörler arasında ön sıralarda yer almaktadır. Konu üretkenlik açısından değerlendirildiğinde de iş arkadaşları arasındaki olumlu duygu durumun, üretkenliği ve performansı ciddi anlamda arttırdığı görülmektedir. Yine bu çalışmalar samimi arkadaşlıklar kurma fırsatı sunan iş ortamlarının, kişiler için daha tatmin edici olarak değerlendirildiğini ortaya koymaktadır. Diğer taraftan çalışanlar iş ortamında dostluk ilişkisi kurduklarında işlerinin daha eğlenceli ve daha yapmaya değer olduğunu  ifade etmektedir. Daha da önemlisi iş arkadaşları arasında gelişen dostluk, çalışanların genel yaşam mutlulukları ile de doğrudan ilgili görülmektedir. Benzer araştırmaların ortak sonuçlarında yer alan dikkat çekici nokta, çalışanların kendilerini mutlu eden faktörler arasında iş arkadaşları ile kurdukları olumlu ilişkiyi, elde ettikleri kazançtan daha ön sırada değerlendirmeleridir. Bu söyleme paralel olarak ABD’de yapılan bir araştırmanın, iş ortamında her gün gördüğümüz insanların yılda 100.000 dolar kazanmak kadar mutluluğumuzu artırma potansiyeline sahip olduğunu ortaya koyması son derece çarpıcıdır. 

Kurumda  dostluk temelli bir iş ortamı oluşturmak, o işletmenin yöneticilerine bağlıdır. Çalışanlar arasında “dostluğa bağlı ilişkiler” kurulmasına imkân veren bir kültürün oluşturulması, bunun temel değerler içerisinde yer alması ve bunu sağlamaya yönelik faaliyetlerin gerçekleştirilmesi rekabete karşı avantaj sağlamayı amaçlayan her işletmenin öncelikleri içerisinde yer almalıdır. Çünkü böyle bir işletme bir taraftan çalışanların motivasyonuna, memnuniyetine katkı sağlayacak, diğer taraftan personel devir hızını en az seviyeye indirecek, kurumda yaratıcılığı ve üretkenliği arttıracak  ve tüm söylenenler yanında nitelikli çalışanlar için aranan bir kurum olacaktır. 

Bir Örgütün Vatandaşı Olmak

Doç. Dr. İ.Efe Efeoğlu

Vatandaşlık, bir takım ortak kültürel unsur ve değerlerle birbirlerine bağlanan ve muayyen bir   toprak parçası üzerinde yaşayan insanların meydana getirdikleri toplu yaşama düzenine verilen isimdir. Vatandaşlık tanımında geçen “muayyen bir toprak parçası”, “ülke” olarak adlandırılır ve o ülkenin vatandaşları gönül bağı ile ülkelerine bağlılık gösterir, refahı için çabalar,fedakârlıkta bulunur. Vatandaşlık kavramından esinlenerek 1980’lerde iş dünyasında yeni bir kavram telafuz edilmeye başlandı;“Örgütsel Vatandaşlık” kavramı. Vatandaşlık tanımındaki unsurların iş hayatına uyarlanması ile ortaya çıkan bu kavrama göre bir ülkede yaşayan insanlar, o ülkenin vatandaşları olarak nasıl görev ve sorumluluklarını yerine getirmeye çalışıyor, o ülkenin gelişmesi, güçlenmesi için çaba sarf ediyorsa, bir işletmenin (ülke) çalışanları (vatandaş) da çalıştıkları işletmede görev ve sorumluluklarını en iyi şekilde yerine getirip, kendilerinden beklenenin de üzerinde  gayret göstermeli, çalıştığı işletmenin gelişmesi, güçlenmesi için çaba sarf etmelidir. Günümüzde iş yaşamındaki yoğun rekabette işletmeler başarılı olabilmek için kendilerinden beklenenin üzerinde performans sergileyen, normal iş gerekleri dışında daha fazla sorumluluk alan çalışanlara ihtiyaç duymaktadır. Bu anlamda örgütsel vatandaşlık davranışı(ÖVD) resmi iş tanımlarının çok ötesinde, çalışanlar için belirlenmiş rol gereklerini aşan, çalışanların  işletmelerine  katkı sağlamak için kendi arzuları ile, yönetimin kendilerinden beklentilerinin de ötesinde iş  davranışları sergilemelerini ifade etmektedir. Örneğin bir öğretim elemanının ders öncesi hazırlık yapması, derse vaktinde girmesi, vaktinde çıkması, alanı ile ilgili olarak araştırmalar yapması ve bunları yazması, yayınlaması bir örgütsel vatandaşlık davranışı olarak değerlendirilemez. Çünkü zaten söz konusu davranışlar öğretim elemanı olarak kendinden beklenen, yerine getirmesi gereken davranışlardır. Ancak bu öğretim elemanı görevi olmadığı halde çeşitli projelerde yer alarak, üyesi olduğu üniversitenin gelişmesi ve güçlenmesi için zaman ayırıyor, fikirler üretiyor ve çaba sarf ediyorsa örgütsel vatandaşlık davranışı sergiliyor denilebilir. Örgütsel vatandaşlık davranışı, iş hayatında çalışanların iş tatminleri,      motivasyon düzeyleri, performansları, moralleri ve çalıştıkları işletmeye bağlılıkları ile yakından ilgilidir. Çalışanların vatandaşlık davranışı arttıkça işletmedeki  iş başarı düzeyleri de  yükselir.

Ancak unutulmamalıdır ki örgütsel vatandaşlık davranışı kendiliğinden ortaya çıkan bir olgu   değildir. Yöneticiler, sergiledikleri bir takım tutum ve davranışlar ile örgütsel vatandaşlık      davranışının oluşmasını sağlayabilir ve düzeyini olumlu yönde etkileyebilirler. Çalışanların    örgütsel vatandaşlık davranışını etkileyen unsurların başında yöneticinin yarattığı güven ortamı ve yönetimde sergilediği adalet ön sıralarda yer alır. Güven, yönetici açısından çalışanı kendisine bağlayan önemli bir etkendir. Dürüstlük ve doğruluk ile birlikte güvenilirlik, çalışanlar tarafından en fazla değer verilen davranışlardan birisi olarak görülmektedir. Çalışanların yöneticilerine güvenlerinin yüksek olması durumunda örgütsel vatandaşlık davranışlarını gösterme olasılıkları da artar. Örgütsel vatandaşlık davranışını doğrudan etkileyen diğer bir unsur da yöneticilerin kararlarında, tutum ve davranışlarında adaletli olmalarıdır.Yönetimde önemli bir kavram olan adaletin olduğu yerde örgütsel vatandaşlık davranışından bahsetmek olasıdır. Çalışanların adil olmayan davranışlarla karşılaştığı ortamlarda, onlardan  örgütsel vatandaşlık davranışı beklemek sonuçsuz bir bekleyiş olacaktır.

Bir kavram olarak örgütsel vatandaşlık davranışı bugün yaklaşık 35 yaşında olmasına rağmen,      yinede işletmelerin rekabet karşısında kendilerine üstünlük sağlayabilecek herhangi bir şeye dört elle sarıldıkları bugünün aşırı rekabetçi ortamında, onlara bu üstünlüğü sağlayabilecek önemli             unsurlardan birisi olarak ele alınmalıdır.