Toplantı Yönetiminde ‘KAMÇI’ Metodu

Doç. Dr. İ. Efe EFEOĞLU

Geçen haftaki yazımızda çalışanlar tarafından toplantıların nasıl algılandığına değinmiş, toplantılara yönelik çalışmalardan örnekler vermiş ve çalışanların genelde toplantıları iş hayatında verimliliği öldüren bir numaralı neden olarak gördüğünden bahsetmiştik. Düşünülenin aksine, toplantı yönetimi başlığı altında bir araya getirebileceğimiz birtakım stratejilerle toplantıları etkin, verimli ve keyifli bir hale getirmek mümkün. Ancak her şeyden önce dikkate alınması gereken husus gerçekten bir toplantı yapılmasına gerek olup olmadığı hususudur. Aslında birçok toplantının yapılmasına gerek yoktur ya da birçok toplantıya katılması gerekenden çok daha fazla kişi katılır. Çoğu zaman bir toplantı ile ulaşılması planlanan amaçlara farklı yollardan toplantı yapmaksızın da ulaşılabilir. Örneğin birçok konu, toplantı yapmadan telefon ile görüşme yoluyla, elektronik posta ile veya telekonferans aracılığıyla ele alınabilir. Eğer gerçekten bir toplantı yapılması zorunluluk halini almışsa, bu aşamada birkaç önemli hususu göz önünde bulundurmakta fayda var. Uygulamada toplantılara yönelik farklı yöntemler kullanılsa da başarılı bir toplantı temelde üç faktöre bağlıdır: Toplantı öncesi yapılan hazırlığa, toplantı sürecinin idaresine ve toplantı sonrası toplantıda ele alınan konuların takibine. Esasen bir koçluk aracı olan ‘KAMÇI’ yöntemi, söz konusu üç faktöre doğrudan temas etmesiyle son dönemde toplantılar için önerilen ve başvurulan önemli yöntemlerden birisi haline gelmiştir. Bir akronim olarak ‘KAMÇI’, toplantı ile ilgili göz önünde bulundurulması gereken birtakım kavramlara vurgu yapar. ‘KAMÇI’nın ilk harfi olan ‘K’ harfi, ‘Konu’ için kullanılır. Verimli geçmesi düşünülen bir toplantıda, ele alınacak konu ya da konuların açık bir şekilde ifade edilmesi esastır. ‘A’ harfi ise ‘Amaç’ ya da amaçlara işaret eder. Toplantıyı planlamadan önce toplantı sonucu ulaşılması planlanan amaçları hem kendiniz için hem de toplantıya katılacak grup için ortaya koymak, netleştirmek son derece yararlı olacaktır. Bu süreçte kendimize bazı sorular sorabiliriz: Bu toplantıyı neden düzenliyorum? Toplantı sonucu neyi başarmak ya da elde etmek istiyorum? Ne tür bir bilgi paylaşılacak ya da ne ile ilgili bir karar çıkacak? Kimler katılacak? Vb.

‘M’ harfi ‘Mevcut Durum’un ele alınmasıyla ilgilidir. Bu aşamada içinde bulunulan durum, karşılaşılan sorunlar ifade edilir, tanımlanır. Bu aşamada şu sorular gündeme gelir: Şu an durum nedir? Kimler bu konunun taraflarıdır? Gelecekte olması muhtemel durum nedir? Vb. ‘Ç’ harfi toplantıya gündem oluşturan sorun/lara ‘Çare’ ya da çareler bulunmasına gönderme yapar. Toplantı gündemine yönelik yeni fikirler üretilir ve amaca yönelik adımlar atılır. Bu aşamada yaratıcı düşünmeyi teşvik etmek ve kolaylaştırmak için açık uçlu sorular sorulur: Bu konuyu nasıl çözümleyebiliriz? Bu konu ile ilgili henüz göz önünde bulundurmadığımız neler var? Vb.

‘I’ harfi ise, ‘İlan Etme’ için kullanılır. İlan etme, toplantıda ele alınan konunun ve/ya kararların, varsa soruna yönelik üzerinde anlaşmaya varılan seçeneğin geleceğe yönelik takibi ile ilgilidir. 

Tüm bu söylenenlerin yanı sıra toplantı öncesi toplantı süresinin kesin olarak belirlenmesi, toplantıya zamanında başlanılması ve toplantının zamanında bitirilmesi, toplantı süresince mümkün olduğunca teknolojinin (telefon vb.) toplantı ortamından uzak tutulması, toplantıya alınmaması ya da uçuş moduna alınması, toplantıya tüm katılımcıların hazırlıklı gelmesinin sağlanması gibi hususlar da toplantının etkinliğine ve verimliliğine katkı sağlayacaktır. Ancak unutulmamalıdır ki iyi ve başarılı toplantılar tesadüfen yapılmaz, hepsi iyi bir planlamanın eseridir.

Toplantılar sizin için ne ifade ediyor?

Doç. Dr. İ. Efe EFEOĞLU

Kariyerimin önemli bir kısmı ilaç, sağlık, perakende ve finans gibi dinamikleri birbirinden oldukça farklı sektörlerde, ölçekleri, kültürleri, iş yapış şekilleri birbirinden çok farklı işletmelerde geçti. Her birinde farklı çalışma arkadaşlarım oldu, farklı kişilikte yöneticiler altında çalıştım, farklı kişilikte insanları yönettim. Şu an ise öğretim üyesi olarak devam ettiğim kariyerimde ikinci üniversitemde çalışıyorum. Sorarsanız tüm bu sektörlerle ilgili iyi ya da kötü mutlaka söyleyecek bir çift lafım olur. Bazen sohbet ortamlarında bana farklı sektörlerdeki iş ortamları arasındaki farklılıklara yönelik birkaç soru gelir. Bu sorulara onlarca cevap vermek mümkün… Ancak geçtiğimiz günlerde konuşmacı olarak katıldığım bir seminerde katılımcılardan birisi alışılagelmişin dışında pek de karşılaşmadığım bir soru ile geldi. Soru özetle şu şekildeydi: Bu kadar farklı iş ortamlarında bulunmuş birisi olarak bu farklılıklar içerisinde hepsinde ortak gördüğünüz bir benzerlik/ler var mı? Aslında biraz düşünme imkânım olsa mutlaka bu soruya olumlu-olumsuz ortak yönlere dair onca cevap verebilirdim. Fakat cevap hiç düşünmeden ve bir defada çıktı ağzımdan: Verimsiz toplantılar… 

O günden bugüne aklıma takılan bu cevap bu haftanın yazı konusu oldu. Muhtemelen geçmişten bugüne ve hâlihazırda katıldığım yüzlerce toplantının neredeyse yüzde 90’ında o toplantı ile ilgili aklımdan geçirdiğim ve hissettiğim duygu ve düşüncelerin bilinçaltımda yarattığı etkinin dışavurumuydu o cevap. Toplantılarla ilgili olumsuz bakış açımı yansıtıyordu. Gerçekten de bugünün iş hayatının bir gereği olarak çeşitli konularda ve amaçlarda yapılan toplantılar, işte geçirdiğimiz vaktin önemli bir kısmını alıyor. Birçoğumuz için küçük veya büyük toplantısız bir gün geçirmek neredeyse imkânsız. Ancak bu toplantıların önemli bir bölümünde ya akıllı telefonlarımızla oynuyor ya önümüzdeki kâğıda bir şeyler karalıyor ya da kendimizi başka şeyler düşünürken buluyoruz. Bazen kendi kendimize, “Burada ne işim var?” diye sorduğumuz zamanların sayısı da azımsanmayacak kadar çok. Özetle, birçoğumuz için iş ortamında yapılan toplantılar sıkıcı, zaman kaybı ve verimsiz. Toplantılarla ilgili iş dünyasına yönelik yapılan araştırmalar da ortaya koydukları sonuçlar bakımından bu görüşü destekler nitelikte. Bu bakımdan konu, işletmeler için daha hassas ve göz önünde bulundurulması gereken önemli bir hâl alıyor.

Çünkü bu araştırmaların birçoğu toplantıları, iş hayatında üretkenliği ve verimliliği engelleyen, hatta öldüren bir numaralı neden olarak gösteriyor. İnanmakta güçlük çekenler için bazı araştırma sonuçlarını paylaşayım: Sıradan bir orta kademe yöneticisi ayda yaklaşık 60 toplantıya katılıyor, yaklaşık olarak toplantıların yarıdan fazlası çalışanlar tarafından boşa zaman kaybı olarak değerlendiriliyor, toplantıya katılanların yüzde 39’u toplantı sırasında uyukladıklarını söylüyor. Daha çarpıcı bir araştırma sonucu ise ABD’den. Bu araştırmaya göre, gereksiz ve verimsiz toplantıların neden olduğu mali kayıp her yıl ABD’de 37 milyar dolar civarında. Kanaatime göre benzer bir araştırma Türkiye’de yapılsaydı, çıkan sonuç hepimiz için çok daha şok edici olabilirdi; işler iyi gitsin diye yapılan toplantıların vahim sonuçları…

Bununla birlikte toplantıları birtakım stratejilerle düşünülenin aksine çalışanlar için yaptıkları işte kendilerini motive olmuş hissedecekleri, verimli ve etkili bir duruma dönüştürmek mümkün. Toplantı yönetimi başlığı altında ele alınabilecek bu stratejiler, zamanın hiçbir dönemde olmadığı kadar değerli ve önemli olduğu günümüzde her yönetici tarafından bilinmesi ve uygulanması gereken stratejiler olarak görülmeli. Bu stratejilerin neler olduğunu gelecek yazımızda ele alıyor olacağız.

Toksik İş Ortamları

Doç.Dr.İ.Efe EFEOĞLU

Mikroorganizmalar birtakım zehirli maddeler salgılar. Bu zehirli maddeler toksin olarak adlandırılır. Son derece zararlı etkilere sahip olan toksinler insanoğlu için büyük bir tehlike demektir. Toksinler zaman içerisinde vücudu aşırı duyarlı kılarak insanın sağlığını bozar. Toksin, ‘zehir’ anlamına gelirken; bu isimden türemiş olan toksik, ‘zehirli’ ile eşanlamlıdır. Günlük yaşantımızda onlarca toksik maddeye maruz kalırız ve çoğu zaman bu durumun farkına bile varmayız. Sonuçta bu durum bizi, sağlığımızı olumsuz olarak etkileyebilecek ve tedavisi zor çeşitli hastalıkların eşiğine getirir. 

Benzer şekilde zamanımızın büyük bir kısmını geçirdiğimiz iş ortamları da toksik, yani zehirli olabilir ve o ortamda çalışan herkesi etkileyebilir. Bir iş ortamı düşünün; yöneticinin sıklıkla egosunu tatminine yönelik davranışlar sergilediği, aşağılama ve yıkıcı eleştirinin sıkça görüldüğü, çalışanların yöneticileriyle sadece konuşmak zorunda kaldıkları zaman konuştuğu, tüm birim ve çalışanların neredeyse birbirleriyle savaş halinde olduğu, yönetimin çalışanların neleri doğru yaptığından çok neleri yanlış yaptığına odaklandığı, herkesin birbirinin açığını aradığı, çalışanlar arasında dedikodunun, suçlamanın, sırtından hançerlemenin yaygın olduğu, güven ortamının kaybolduğu, çalışanlar için işin para kazanmaktan başka bir anlam taşımadığı, anlaşmazlıkların kişiselleştirildiği, çalışanlar arasında yardımlaşmanın olmadığı, işletme tarafından kişisel konulara veya aile konularına yeteri kadar hassasiyetin gösterilmediği, anlamsız yere uzun çalışma saatlerinin artık bir yaşam şekli olduğu… Bu örnekler ve nicesi yıllar içerisinde eğitim verdiğim farklı sektörlerden ve farklı ölçekteki yüzlerce işletme çalışanı tarafından sıkça dile getirilen ortak şikâyetlerdir. Söz konusu iş hayatı olunca, zaman zaman tatsız, keyifsiz, dayanılmaz, psikolojimizi etkileyen ve bize acı veren birtakım olayların yaşanması normal karşılanabilir. Ancak bu durum bazen o kadar yoğun ve uzun süreli gerçekleşir ki örgüt içindeki koşullar üzerinde kalıcı hasarlara neden olur ve ortam bozulmaya başlar. Diğer bir deyişle ortam toksikleşir ve toksik bir örgüt kültürü ortaya çıkar. Toksik örgüt, zehirli, kendi içinde bir birliği olmayan, yıkıcı, sömürücü, işlevsiz ve kötü davranışları içeren ve bu davranışların kolayca yayılabildiği bir örgüt olarak tanımlanmaktadır. Böyle bir örgüt içinde çalışanlar işbirliğinden uzaklaşarak kendi çıkarları doğrultusunda eylemde bulunmaya başlar, doyuma ulaşamaz ve işletme içinde stresin yoğun olarak hüküm sürdüğü bir atmosfer oluşur. Böyle bir ortamda uzun süre kalınırsa, kişi o ortamdaki anormal davranışları normal olarak görmeye ve hatta esas sorunun kendisinde olduğunu düşünmeye başlar. Her gün toksik tutum ve davranışlarla çevrelenmiş bir iş ortamında çalışmak, zaman içerisinde kişinin kendi özsaygısını ve onurunu derinden etkiler ve kişinin bulunduğu ortamı, hayatını sorgulamasına neden olur. Bu kadar olumsuzluğun mevcut olduğu bir ortamda kişi gerçekte kim olduğu ile ilgili karmaşık duygular yaşar. Nihayetinde bu ruh hali özelde çalışanın performansına, genelde ise örgütün verimliliğine olumsuz yönde etki eder. 

Toksik örgütler genellikle bir toksik liderlik sonucu ortaya çıkmaktadır. İyi ya da kötü üst kademe yönetimin ya da bir örgütteki liderin sahip olduğu değerler ve inanışlar, başında bulundukları işletmelerin kültürünü doğrudan etkiler. Toksik iş ortamının işletmeler için neden olabileceği sorunlar herkes tarafından bilinmekle beraber, genellikle adı konulması zor bir kavram olduğu için üstesinden gelinmesi de zor ve çaba isteyen bir süreci gerektirir. Örgütler toksik kültür oluşumunu engellemek için önlemler almaya çalışsalar da toksisitenin, örgüt içerisinde hızla yayılmasına pek de engel olabildikleri söylenemez.