Lütfen Not Alın

İ. Efe Efeoğlu

Not alma becerisi önemli bir yaşam becerisidir. Özellikle iş toplantılarında, bir konuşmaya ön hazırlık yaparken ve iş ortamında yaratıcı olmak için gereklidir. İnsan duygu ve düşüncelerini uzun süre saklayabilmek ve olayları kayıt altına almak gibi farklı nedenlerden ötürü not alırlar. Diğer taraftan not alma, öğrenme ile de yakından ilişkilidir. Gerek not alım esnasında, gerekse aldığımız notu gözden geçirirken aynı zamanda bir öğrenme faaliyeti de gerçekleşir. Bu beceriyi bir şekilde günlük yaşantımızı organize etmek, faydalı bilgileri kaydetmek ve bilgi içerisindeki önemli noktaları vurgulamak için kullanırız.  Bir fikrin, düşüncenin büyüklüğüne-küçüklüğüne, basitliğine-karmaşıklığına bakmaksızın yazıya dökülmesinde fayda vardır. Fakat önemli bir husus sadece not almış olmak için not almamak. Alınan notların zaman zaman üzerinden geçilmeli ve bu notlar uygulanabilir ve ölçülebilir hedeflere dönüştürmelidir. 

Aslında not alma becerisi ve alışkanlığını önemli bir başarı faktörü olarak değerlendirmek de oldukça mümkün. Geçenlerde iş dünyasına yönelik bir networking sitesi olarak kurulmuş Linkedin’de, dünyanın en başarılı girişimcilerinden birisi olarak görülen İngiliz yatırımcı, işadamı ve  350'den fazla şirkete sahip Virgin şirketler grubunun CEO'su Richard Branson’un “not alma”  üzerine bir söylemiyle karşılaştım. Branson, not alma alışkanlığının önemini şu şekilde vurguluyor;  “Aklıma gelir gelmez fikirlerimi (daha önemlisi başka insanların fikirlerini) yazmak için elimde bir kalem olmasaydı kim bilir şu an nerede olurdum”  ve ekliyor; “En başarılı Virgin şirketlerinden bazıları gelişi güzel zamanlarda doğdu. Eğer not defterlerimizi açmasaydık, asla bugün var olmazlardı.”  Bir toplantıya katıldığınızı düşünün. Bu toplantı süresince not almayı ihmal ederseniz, bir müddet sonra toplantıda konuşulan her şeyi hatırlayamamanız büyük bir olasılıktır. Eğer fikirler, düşünceler yazıya dökülmezse, siz odadan çıkmadan bile zihninizden uçar gider. Tabi aynı toplantıya katılan bir başkasından toplantı ile ilgili aldığı notları isteyebilirsiniz. Fakat muhtemeldir ki toplantıda sizin için önemli olan bazı konular onlar için aynı anlamı ifade etmeyecek ve belki de sizin için hayati öneme sahip bilgilere erişim konusunda kendinizi sınırlamış olacaksınız. 

Not almak aynı zamanda insanları daha da zeki yapar.  Ayrıntılı ve dikkatli bir şekilde aldığınız notları bir arada tutacak bir sistem oluşturursanız ( zaman zaman aldığınız bu notlara göz atmak kaydıyla) aksi halde farkına varamayacağınız şekilde olaylar ve kavramlar arasındaki bağlantıları görmeye başlar  ve başka insanların farkına varamayacağı bilgiye sahip olabilirsiniz. Bu başarılı bir liderliğin ve ekip yönetiminin de unsurlarından birisidir.

Tüm bu söylediklerimiz yanında, not almak, insanları etkilemek amacıyla kullanılan bir strateji olarak da düşünülebilir. Özellikle yüz yüze yapılan görüşmelerde not almak insanlara saygı göstermenin ve bu şekilde onları etkilemenin inanılmaz bir yoludur. Not almak, karşı tarafı dinlediğinizi, söylediklerine değer verdiğinizi de gösterir. 

Bilmem bu açıklamalar çerçevesinde notlarınızı aldınız mı?

Yaşam Kalitesinde Zaman Faktörü

İ. Efe Efeoğlu

Her zaman zamansızlıktan yakınırız; işleri yetiştiremediğimizde, sorumluluklarımızı yerine getiremediğimizde mazeret olarak zamanın yetmezliğinin ardına sığınırız. Günümüzde yoğun iş temposunda zamanı etkili kullanmak, sadece özel hayatta değil, iş hayatında da başarının en önemli faktörlerinden birisi olarak değerlendirilmektedir. Bu durumun farkında olan kişiler, hatta işletmeler ‘Zaman Yönetimi’ eğitimlerine önemli ölçüde ilgi göstermektedirler. Peki, ‘zaman’, gerçekten yönetilebilen bir kavram mıdır? Bu soruya verilebilecek en net cevap, kocaman bir ‘Hayır’ olacaktır.

Bazı kitaplarda zaman, havaya benzetilmektedir. Her nasıl ki havayı kontrol etmemiz pek mümkün değilse, zamanın kendisini de kontrol etmemiz mümkün değildir. Yaptığımız havanın değişik durumlarına göre tedbir almak, hareket etmek, onu yaşamaktır. Eğer hava iyiyse tadını çıkarırız, kötüyse ihtiyatlı davranırız. Zaman da böyledir; onu yönetmek yerine, onu nasıl yaşayacağımızı seçeriz. Örneğin uzak bir yere yolculuk esnasında birçok seçenek arasından ne yapacağımıza biz karar veririz (Okumak, müzik dinlemek, uyumak gibi). Zaman bizim kontrolümüz altında olan bir kavram değildir. Kontrolümüz altında olan, zamanı nasıl yaşadığımızdır, zaman içerisinde kendimizi nasıl yönettiğimizdir. Unutulmamalıdır ki yeryüzünde yaşayan yaklaşık 7,2 milyar insanın her birinin eşit olarak sahip olduğu ender kaynaklardan birisidir ‘zaman’. Peki, ya sonuçlar?

Eğer günde 24 saatimiz olduğunu göz önünde bulundurursak, bir haftada 168 saate sahip olduğumuzu söyleyebiliriz. İşte, zaman yönetimi, bir haftada yer alan bu 168 saatlik süre içerisinde yaptığımız işleri yönetme süreci olarak ele alınmalıdır. Yapılan çalışmalar gösteriyor ki ortalama bir insan ömrü yaklaşık iki yüz bin planlanabilir saatle sınırlıdır ve bir insan iş görebilme gücünün ancak yüzde 30-40’ını kullanabilmektedir. Peki,  yüzde 60-70 civarındaki iş görebilme gücü nereye gidiyor ve bu kaybın nedenleri nelerdir? Netleşmemiş hedefler, planlamada yapılan hatalar, plansızlık, önceliklere gerekli önemi verememe, sürekli erteleme, öze inememe, detaylarla fazla uğraşma…

Bugün değişen iş ortamında, işverenlerin çalışanlardan beklentilerinin çok arttığına ve değiştiğine şahit oluyoruz. Hatta bu anlamda artık iş ortamında sıkça görmeye alıştığımız bir formül de, iş hayatına kalıcı olarak yerleşmiş durumda:  ½ x 2 x 3… Bu formül nasıl yorumlanabilir? Normal şartlar altında bir işin yapılması için gerekli kişi sayısının yarısı kadar kişiyle, iki kat daha fazla iş ve üç kat daha fazla verim… Dış etkenler, beklentiler ve istekler hep artıyor. Denge hep başkalarının lehine bozuluyor. Zaman yönetimi bu dengenin biraz daha bizim tarafımıza çekilebilmesi için bir fırsat yaratıyor. Bu fırsatı yakalamamızı engelleyen bazı hususlara dikkat etmemiz gerekiyor; rutin ve gereksiz işler, hayır diyememek, gereksiz telefonlar, gündemsiz ve verimsiz toplantılar, kararsızlık, yetki verememek… 

Zaman daha iyi yönetilebilirse, yaşamak için çok daha fazla vaktimizin olacağı kesin. Zaman çalıcılarla daha iyi baş edebileceğimiz ve yaşam kalitemizin artacağı da…

Y Kuşağını Anlamak

İ. Efe Efeoğlu

 ‘Kuşak’ kavramı en basit şekliyle aynı yıllarda doğmuş insan grubu olarak tanımlanmaktadır. Kuşaklar, yetişme tarzları ve içerisinde bulundukları ortam değişikliklerinden kaynaklanan farklılıklara sahiptirler. Bu farklılıklar kuşaklar arasında hem karakter hem çalışma yaşamları hem de sosyal hayatları açısından önemli ayrışmalar ortaya koyar. Kuşak tanımlamalarında farklı değerlendirmeler yapıldığı görülmektedir. 

En yaygın tanımlamada yaş faktörü göz önüne alındığında karşımıza 5 farklı kuşak çıkar: 1925-1945 doğumlu ‘Sessiz Kuşak’, İkinci Dünya Savaşı’ndan hemen sonraki nüfus artışına paralel 1946-1964 arası doğan ‘Nüfus Patlaması Kuşağı’, 1965-1981 doğumlu olarak ifade edilen ‘X Kuşağı’, 1982-1999 doğumlu ‘Y Kuşağı’ ve 2000 ve sonrası doğumlu ‘M (Milenyum) Kuşağı’. 

İlk grubu oluşturan ‘Sessiz Kuşak’ ve son grubu oluşturan ‘M kuşağı’ mensupları iş hayatında şu an aktif olarak yer almaması ve nüfus patlaması dönemi kuşağının da her geçen gün emeklilik ile iş ortamında sayıca azalması nedeniyle bu alanda yapılan çalışmaların çoğu, başta kişisel özellikleri olmak üzere, hayata bakışları, iş değerleri, beklentileri birbirinden çok farklı X ve Y kuşağının karşılaştırılması üzerine olmuştur. 

Son dönemde ise bu çalışmalar yakın gelecekte, özellikle önümüzdeki 10 yıl içerisinde ülkemizdeki işgücünün yüzde 70’ini oluşturacağı varsayılan Y Kuşağı üzerinde yoğunlaşmaktadır. Y Kuşağı, milleniallar, internet nesli, iGen gibi farklı isimler ile de anılmaktadır. Kendisinden önceki kuşaklardan oldukça farklı bir çağda büyüyen Y Kuşağı’nın istekleri, motivasyonları ve değerleri tam anlamıyla kendilerine has bir tutum sergilemektedir. Bu kuşak yaş aldıkça, iş hayatında aktif hale geldikçe öncekileri her geçen gün daha da zorlamaktadır.

Y Kuşağı’na ilişkin olarak akla ilk gelen özellikleri teknolojiye olan yatkınlıklarıdır. Çocukluklarından itibaren bilgisayar, cep telefonu gibi teknolojilerle birlikte büyüdükleri için kendilerini işe alan yöneticilerin işe alım süreçlerinin daha fazla teknoloji odaklı olmasını bekliyorlar ve teknoloji becerilerini yaratıcı bir şekilde sahip oldukları görevleri ilerletmek ve sonuçlar elde etmek için kullanıyorlar. Son derece sabırsız, bireyci, sonuca odaklanan, her şeyi hemen isteyen, egosu ve uyum becerileri yüksek fakat kolayca sıkılabilen, bürokrasiden ve ciddiyetten hoşlanmayan bir kuşakla karşı karşıyayız. 

İş ararken önem verdikleri unsurlar kendileri için oldukça önemli. Şirketin kimliğini, sunulan kariyer ve eğitim olanaklarını tercihlerinde ön sırada tutuyorlar. Bağımsız düşünmenin ve yaratıcılığın pozitif karşılandığı ortamlar Y Kuşağı üyeleri için oldukça cezbedici. Bu kuşak üyeleri rutin işlerden sıkılırlar. İş hayatını yaşamlarının merkezine koymaktan ziyade keyifli bir yaşam için iş hayatını bir araç olarak görmektedirler. Kuşağın üyeleri iş yaşamı ve aile arasında denge kurma arayışında. Eğlenmek ve teşvik edilmek istiyorlar. İlerici düşünüyor ve hızla yeni bilgi üretebiliyorlar. Yüksek standartları vardır ve takım çalışmasında öne çıkarlar. Eşzamanlı olarak birkaç işi birden yapabilen Y Kuşağı çalışanları iyi yönetildikleri takdirde zengin bir yetenek kaynağı olmaktadırlar.

Y Kuşağı’nın diğer önemli bir ayrıcalığı da yöneticilerden beklentilerinde görülmektedir. Yöneticilerinin kendilerine ilham vermeleri, onları geribildirimleriyle geliştirmeleri, arkadaşlık kurmaları Y kuşağı için oldukça önemlidir. Üstlendikleri ebeveyn rolünde de ciddi bir değişim söz konusu. Kadınların daha çok para kazandığı, erkeklerin ise ev işlerine daha çok yardımcı olduğu bir nesil ile karşı karşıyayız. Tüm bu belirtmeye çalıştığımız özelliklerinden ötürü Y Kuşağı bugünün yöneticileri için patlamaya hazır bir saatli bomba. Bu saatli bombayı elde tutmak, kontrol etmek, hatta rekabete karşın bir avantaj haline dönüştürmek üstün liderlik becerileri gerektiriyor.  

İşletmelerde Gözardı Edilen Stratejik Güç: Eğitim

İ.Efe Efeoğlu

Küreselleşme ile birlikte artan rekabet ortamı ve teknolojide yaşanan gelişmeler son dönemde değişimi örgütsel yaşamın kaçınılmaz bir parçası haline getirmiştir. Bu durum işletmelerin çalışanlarına değişime uyum sağlamaları konusunda yardımcı olmalarını zorunlu kılmıştır. Bununla birlikte işletmelerin varlıklarını devam ettirebilmeleri ve büyümeleri sadece yeni teknolojilere, yeni ekonomilere ve tüketici davranışlarında meydana gelen güncel değişmelere uyum sağlama hız ve becerilerine bağlı olmayıp, aynı zamanda sahip olduğu insan kaynağının gelişim seviyesine de bağlıdır. Her işletme, işlerin çok daha karmaşık olduğu günümüzde, işlerin görülmesinde, çalıştığı ortama uyum sağlayabilen, iyi eğitimli ve deneyimli çalışanlara ihtiyaç duyar.

Tüm bu nedenlerden ötürü ‘eğitim ve geliştirme’, devamlılık düşünen işletmeler için önemli bir unsur haline gelmiştir. Birçok açıdan son derece hayatî önem taşıyan ‘eğitim’, sürekli büyüme ve gelişme isteyen bir işletmenin kalbinde yer alır. Örneğin havacılık sektöründe meydana gelen uçak kazalarına genellikle uçağın üretiminden kaynaklı teknik nedenler değil, insan kaynaklı hatalar sebep olmaktadır. Çarpışma, düşme ve diğer şekillerde meydana gelen havayolu kazalarının yaklaşık dörtte üçü pilot veya hava trafik kontrolörü ya da yetersiz bakımdan kaynaklanmaktadır. Bu örnekten hareketle, çalışanlara işlerini yerine getirmede etkili olmaları için destek olmanın, herhangi bir iş örgütünün üstlenmesi gereken en önemli sorumluluklardan birisi olduğu açıkça söylenebilir.

Diğer taraftan çalışanların iş tatminlerinin ve
kişisel performanslarının artması için gelişim, tanınma ve statü gibi motivasyonel gereksinimlerinin de karşılanması gerekmektedir. Tüm bu ve benzeri nedenler iş örgütlerinin sahip oldukları insan kaynağının bilgi, yetenek ve becerilerini artırma ve geliştirmesinin önemini anlamalarına neden olmuş ve bu durum eğitim konusuna ayrı bir önem vermeleri sonucunu doğurmuştur. Eğitim ve geliştirmeyi; yeni ve eski çalışanlara bilgi ve teknik beceriler kazandırmayı, yaptıkları işte daha etkili olmalarını sağlamak için davranış ve tutumlar geliştirmeyi amaç edinen bir öğrenme süreci olarak tanımlamak mümkündür. İşletme açısından sayısız faydalar sağlayan etkili bir eğitim programı için özet olarak şu faydaları söylemek mümkündür:  

• Çıktı, kalite, hız ve genel verimlilik bakımından birey, takım ve örgüt performansını artırır.
• Yüksek nitelikli çalışanların yetkinliklerini artırarak ve becerilerini geliştirerek öğrenme ve gelişme imkânı sağlar ve bu şekilde çalışanları motive eder.
• Çalışanları örgütün misyon ve amaçlarını benimsemeleri konusunda cesaretlendirerek örgüte olan bağlılıklarını arttırır.  
• Değişimin neden gerekli olduğu konusunda bir anlayış oluşturarak ve çalışanlara yeni duruma ayak uydurabilmeleri için gerekli bilgi ve beceriyi sunarak değişimin yönetilmesine yardımcı olur.
• Örgütte pozitif bir kültür oluşmasına yardımcı olur.
• Müşterilere yüksek düzeyde hizmet verilmesine yardımcı olur.

Eğitim ve geliştirme faaliyetlerinin bireysel ve dolayısıyla örgütsel başarı üzerinde sahip olduğu etkiyi, buna paralel olarak örgütlerin kazanç ve genel kârlılığı ile çalışanlarına verdikleri eğitim sayıları arasında olumlu yönde bir ilişki olduğunu, yapılan birçok çalışma ve araştırma ortaya koymakta ve büyük-küçük tüm işletmelerin eğitim faaliyetlerine eskisinden daha fazla önem verdikleri görülmektedir. Eğitimin önemini vurgulamak üzere bazı büyük işletmeler eğitimden sorumlu üst düzey yönetim pozisyonları oluşturmuştur (‘Chief Learning Officer - CLO’ ve ‘Chief Knowledge Officer - CKO’). Günümüzde işletmeler, örgütsel verimlilik ve etkinlik için çalışanlarının becerilerini geliştirmeye yönelik eğitim programlarına azımsanmayacak miktarda paralar harcamaktadırlar. Bu şirketler eğitim ve gelişim çabalarını işletmenin başarısı için önemli bir faktör olarak tanımlamaktadırlar. İşletmeler farklı eğitim programları ile çalışanlarına yönelik sürekli eğitim faaliyetinde bulunmadıklarında, çalışanlar işlerini yapmada yetersiz kalacak, bu durum özelde bireysel, genelde örgütsel başarıyı etkileyecek ve işletmenin daha az rekabetçi olmasına yol açacaktır. Sürekli eğitim olmaksızın işletmeler, etkili bir rekabet için ihtiyaç duyulan bilgi, beceri ve yeteneğe sahip çalışan istihdam edemeyecektir.