Toplantılar sizin için ne ifade ediyor?

Doç. Dr. İ. Efe EFEOĞLU

Kariyerimin önemli bir kısmı ilaç, sağlık, perakende ve finans gibi dinamikleri birbirinden oldukça farklı sektörlerde, ölçekleri, kültürleri, iş yapış şekilleri birbirinden çok farklı işletmelerde geçti. Her birinde farklı çalışma arkadaşlarım oldu, farklı kişilikte yöneticiler altında çalıştım, farklı kişilikte insanları yönettim. Şu an ise öğretim üyesi olarak devam ettiğim kariyerimde ikinci üniversitemde çalışıyorum. Sorarsanız tüm bu sektörlerle ilgili iyi ya da kötü mutlaka söyleyecek bir çift lafım olur. Bazen sohbet ortamlarında bana farklı sektörlerdeki iş ortamları arasındaki farklılıklara yönelik birkaç soru gelir. Bu sorulara onlarca cevap vermek mümkün… Ancak geçtiğimiz günlerde konuşmacı olarak katıldığım bir seminerde katılımcılardan birisi alışılagelmişin dışında pek de karşılaşmadığım bir soru ile geldi. Soru özetle şu şekildeydi: Bu kadar farklı iş ortamlarında bulunmuş birisi olarak bu farklılıklar içerisinde hepsinde ortak gördüğünüz bir benzerlik/ler var mı? Aslında biraz düşünme imkânım olsa mutlaka bu soruya olumlu-olumsuz ortak yönlere dair onca cevap verebilirdim. Fakat cevap hiç düşünmeden ve bir defada çıktı ağzımdan: Verimsiz toplantılar… 

O günden bugüne aklıma takılan bu cevap bu haftanın yazı konusu oldu. Muhtemelen geçmişten bugüne ve hâlihazırda katıldığım yüzlerce toplantının neredeyse yüzde 90’ında o toplantı ile ilgili aklımdan geçirdiğim ve hissettiğim duygu ve düşüncelerin bilinçaltımda yarattığı etkinin dışavurumuydu o cevap. Toplantılarla ilgili olumsuz bakış açımı yansıtıyordu. Gerçekten de bugünün iş hayatının bir gereği olarak çeşitli konularda ve amaçlarda yapılan toplantılar, işte geçirdiğimiz vaktin önemli bir kısmını alıyor. Birçoğumuz için küçük veya büyük toplantısız bir gün geçirmek neredeyse imkânsız. Ancak bu toplantıların önemli bir bölümünde ya akıllı telefonlarımızla oynuyor ya önümüzdeki kâğıda bir şeyler karalıyor ya da kendimizi başka şeyler düşünürken buluyoruz. Bazen kendi kendimize, “Burada ne işim var?” diye sorduğumuz zamanların sayısı da azımsanmayacak kadar çok. Özetle, birçoğumuz için iş ortamında yapılan toplantılar sıkıcı, zaman kaybı ve verimsiz. Toplantılarla ilgili iş dünyasına yönelik yapılan araştırmalar da ortaya koydukları sonuçlar bakımından bu görüşü destekler nitelikte. Bu bakımdan konu, işletmeler için daha hassas ve göz önünde bulundurulması gereken önemli bir hâl alıyor.

Çünkü bu araştırmaların birçoğu toplantıları, iş hayatında üretkenliği ve verimliliği engelleyen, hatta öldüren bir numaralı neden olarak gösteriyor. İnanmakta güçlük çekenler için bazı araştırma sonuçlarını paylaşayım: Sıradan bir orta kademe yöneticisi ayda yaklaşık 60 toplantıya katılıyor, yaklaşık olarak toplantıların yarıdan fazlası çalışanlar tarafından boşa zaman kaybı olarak değerlendiriliyor, toplantıya katılanların yüzde 39’u toplantı sırasında uyukladıklarını söylüyor. Daha çarpıcı bir araştırma sonucu ise ABD’den. Bu araştırmaya göre, gereksiz ve verimsiz toplantıların neden olduğu mali kayıp her yıl ABD’de 37 milyar dolar civarında. Kanaatime göre benzer bir araştırma Türkiye’de yapılsaydı, çıkan sonuç hepimiz için çok daha şok edici olabilirdi; işler iyi gitsin diye yapılan toplantıların vahim sonuçları…

Bununla birlikte toplantıları birtakım stratejilerle düşünülenin aksine çalışanlar için yaptıkları işte kendilerini motive olmuş hissedecekleri, verimli ve etkili bir duruma dönüştürmek mümkün. Toplantı yönetimi başlığı altında ele alınabilecek bu stratejiler, zamanın hiçbir dönemde olmadığı kadar değerli ve önemli olduğu günümüzde her yönetici tarafından bilinmesi ve uygulanması gereken stratejiler olarak görülmeli. Bu stratejilerin neler olduğunu gelecek yazımızda ele alıyor olacağız.